Вопросы выбора ПО

На сегодняшний день существование аптек и аптечных сетей без автоматизированного контроля и учета не представляется возможным. Все большие требования предъявляют к аптечному бизнесу как руководители (для максимальной оптимизации процесса и, соответственно, получения наибольшей прибыли), так и структуры, контролирующие фармацевтический бизнес. Реализовать эти требования может только автоматизированная аптека.

При выборе программного обеспечения все, без исключения, пытаются подобрать продукт, который бы максимально устраивал их по всем параметрам- от цены покупки программы до функционала. На сегодняшний день трудно представить программу где нет электронных накладных,автоматической расценки, фин. отчетности,сопряжения с прайсами поставщиков, выгрузки в справочные службы, поэтому задавайте разработчикам следующие вопросы, помимо стандартных:

1)Лицензирована ли программа?
Правильный ответ: ДА. Более того, докупать дополнительное ПО не нужно (некоторые программы для формирования отчетности обязательно требуют установки Word, Excel а это дополнительные расходы).

2)Нужна ли периодическая чистка базы?
Правильный ответ: НЕТ. Чистка чаще, чем раз в 5-10 лет говорит о плохой оптимизации хранения данных и прочих недоработок; каждые год-два придется планировать остановку работы аптеки, испытывать неудобство переходного периода при формировании отчетности и, как правило, оплачивать чистку нужно отдельно.

3)На чьей стороне хранится база аптеки?
Правильный ответ: НА СТОРОНЕ ЗАКАЗЧИКА. Если ваши данные находятся на стороне разработчика, то вы попадаете к ним в зависимость- в случае чего, Ваши данные Вам могут просто не вернуть, объяснив это каким-либо сбоем. Без Вашего ведома, чтобы там не говорили, данные будут участвовать в статистике различных аналитических служб , гео-информационных систем и др., так как продавать эти данные выгодно, причем оптом дороже, чем в розницу (чем больше в базе аптек, тем дороже каждая аптека в этой базе). Потребителями подобной информации являются ФАРМ-производители, Поставщики и крупные федеральные аптечные сети. Не исключено следующее развитие подобной ситуации:

некая сеть хочет открыть аптеку, но не где-нибудь, а в экономически выгодном месте , покупает полную информацию о продажах, ценах, наценках, гео-локациях и открывает аптеку через дверь от Вашей, если место экономически выгодно.

Более того, для получения информации могут быть запущены вирусы (https://news.drweb.ru/show/?c=5&i=11367&lng=ru)- сказать, что это малоприятно- не сказать ничего...

Так же, если вам ставят тонкий клиент (база в этом случае находится на Web-server),то это 100% зависимость от интернета - нет интернета на одной из сторон, программа не работает или «тормозит»).

4)Платная или бесплатная техническая поддержка?
Правильный ответ: ПЛАТНАЯ. Если кто - то обещает бесплатное сопровождение на веки- вечные, то, скорее всего, Вы, при обращении, будете слышать одну и ту же фразу: «Сейчас все операторы заняты, Ваш звонок очень важен для нас, не кладите трубку...». У всего есть своя цена и Вы должны понимать, что ни одна компания не сможет содержать достаточный штат сотрудников для оказания квалифицированной технической поддержки, получая деньги только за программное обеспечение. Или плата эта будет намеренно завышена и содержать оплату тех. поддержки на несколько лет вперед. В общем, если предлагают что-то, за это всегда платит кто-то другой и плата рикошетом к вам вернется в любом случае- если за Вас платит поставщик- Вы от него зависите, выполняете его требования, а он, в свою очередь, видит Ваши данные и выдавливает конкурентов. Товар этого поставщика постепенно начинает занимать львиную долю Вашего остатка.

Ниже попробую описать некоторые схемы работы «Добрых» фирм:

1. Получая ваши данные, «Добрая» фирма подстраивается под цены конкурентов, тем самым сокращая товарооборот других фирм и увеличивая свой. Другие фирмы будут поднимать цены Вашего Прайса, так как объемы упали и Вы им стали менее интересны. Вслед за этим «Добрая» фирма тоже поднимает цены и получает свою сверхприбыль, которая многократно перекрывает стоимость программы и обслуживания , НО и тут трудно что-либо узнать, так как цены у «Доброй» фирмы всегда кажутся дешевле.

2. Товарный кредит под реализацию. «Добрейшая» фирма, помимо программы, дает товар под реализацию в любом количестве. На первоначальном этапе цены рыночные, но со временем повышаются... Отказаться будет очень сложно и дорого, так как при разрыве отношений «Добрая» фирма пришлет ревизора чтобы забрать свой товар( на этот момент он будет занимать 60-80% всего Вашего ассортимента). В этом случае еще и инвентаризацию внеплановую делать придется.

3. Махинации в программах анализа рынка. В сети есть предложения «Бесплатные программы» анализа фармрынка, которые делают следующее на стороне клиента ( в аптеке)- при получении данных изменяют цены в Прайсе «Доброй» Фирмы. Выглядит это так:

3.1 Цена в «Доброй» фирме 10 рублей, цена другого поставщика15 рублей. Программа повышает Прайс «Добрых» до 14 рублей. Т.о, при честной конкуренции вы купили бы товар за 10 рублей, при не честной купите за 14.

3.2 Цена в «Доброй» фирме 11 рублей, цена другого постащика 10 рублей. Программа понижает прайс до 9,99 рублей... Т.е, «Добрая» фирма выдавливает конкурентов из Вашего товарооборота, компенсируя все потери (пункт 3.1) и происходит то же самое, что и в пунктах 1 и 2.

Напрашивается вывод: лучше всего работать с независимыми компаниями, платить деньги им -это многократно дешевле, чем попасть на различные «БЕСПЛАТНЫЕ» схемы.

Если складскую программу или программу Анализа рынка настойчиво продвигают какие- либо поставщики или она совершенно «бесплатная» лучше даже не ставить демо-версию, помните про https://news.drweb.ru/show/?c=5&i=11367&lng=ru

5)Входит ли обучение в стоимость?
Правильный ответ:ДА, с указанием конкретного количество часов обучения (примерно 10 часов на протяжении 3х дней по 3 часа в день).За один день все выучить невозможно и инструкции тут не помогут. Поэтому обучение проходит поэтапно: 1 этап- все ежедневные операции, 2 этап- заказ и часть отчетности, 3 этап- финансовая и аналитическая отчетности. 3 дня обучения могут быть не подряд, а как удобно Заказчику. Допускается удаленное обучение, более того, будет отлично, если компания-разработчик программного обеспечения не взимает оплату за техническую поддержку в первый месяц после установки программы.

6)Входят ли в стоимость пусконаладочные работы?
Правильный ответ: ДА . Все работы по установке программы разработчики берут на себя, заказчику нужно купить компьютерную и фискальную технику. Бывает так - берете "программу" за 3000 рублей, a это просто коробка с диском. Остальное придется делать самостоятельно или за все отдельно платить. Выходит довольно крупная сумма, а отказаться уже нельзя или очень не хочется, так как часть денег уже вложена и их не вернуть.

7)Должен ли у заказчика быть выбор версии по функционалу (лайт, опора, премиум, ВИП, ентерпрайс, и т.д.)?
Правильный ответ: НЕТ. Как правило, у разработчиков всего 2 версии: для сетей аптек и для аптек, причем вторая- дочерняя версия первой. Т.о. программа устанавливается со всем функционалом сразу, только некоторые из основных функций отключают на месте, чтобы в будущем «раскрутить» клиента доплатить еще. Порядочные разработчики ставят весь функционал сразу, а лишние функции отключают по согласованию с клиентом.

8)Насколько гибко подстраивается интерфейс (внешний вид) программы под заказчика?
Правильный ответ: ДОЛЖЕН ПОДСТРАИВАТЬСЯ. Эргономика интерфейса очень важна, т.к. Вы работаете с программой целый день. Когда вам показывают интерфейс программы, обращайте внимание как расположены данные, можно ли их передвинуть, изменить цвет, размер шрифта и прочее. Пример:допустим, в некоторых интерфейсах в расценке следующий порядок колонок- наименование,производитель, кол-во, цена прихода, сумма прихода, серия, срок годности, цена прошлой партии, признак ЖВ ,процент наценки, ЦЕНА РОЗНИЧНАЯ. Т. е. нужно постоянно переводить взгляд с одного края экрана на другой и к вечеру глаза точно будут болеть.Для расценки (минимально) нужно 4 колонки- наименование, цена прихода,процент, цена розничная. Все остальные колонки должны быть по краям, чтобы, в случае необходимости, была возможность передвинуть любую из них в удобное поле зрения.

Как правило, программы разрабатываются с единым интерфейсом для большого круга пользователей и при вводе данных нужно вводить много ненужной информации.Например, при заполнении «шапки» приходной накладной для средней аптеки достаточно следующих полей: номер накладной, дата, поставщик. Но, приобретая программу, аптека вынуждена вводить номер, дату, грузоотправителя, грузополучателя, плательщика, поставщика, операцию, номер, договор поставки,фио приемщика и т.д. ..Каждый раз -это вроде бы незначительная затрата по времени, однако, выбор ПО на рынке обширен и можно выбрать что-то без дополнительных временных затрат.. Так же, если в интерфейсе поля ввода или кнопки разного размера или расположены в совершенно неожиданных местах присутствуют грамматические ошибки и опечатки, то скорее всего программу дописывали в маршрутке по дороге к Вам или разработчики очень неряшливы и такая программа будет «тупить», вывалить ошибки, терять данные и т. д. Обратите внимание на поиск чего-либо -он должен быть по вхождению, по вхождению нескольких слов, контекстный, с начала строки, т.е. все варианты должны быть доступны так как каждый зависит от задачи. В общем, правильный интерфейс, выполненный в едином стиле имеет гибкие настройки, широкие возможности поиска и сортировки.

9)Существует ли сопряжение с Прайсам поставщиков, либо региональной службой анализа Прайс листов (Алгоритм-Прайс, Склит, ФармСМ и т.д.)
Правильный ответ: ДА. Подобные технологии значительно ускоряют процесс заказа, вплоть до авто заказа. Расписывать преимущества нет смысла- тут все понятно.

10)Возможна ли защита от «дурака» или саботажа?
Правильный ответ: ДА.Это одна из наиболее важных частей в функционале программы. Данный механизм от всего, конечно, не убережет, но от всякого рода тайных махинаций или просто от случайных действий по незнанию поможет справиться. Достигается это, как правило, паролями на каждого пользователя, аудитом действий пользователей, защитой целостности данных. Т. е. нужно видеть, кто и что делает, не пускать всех и каждого, например, в расценку товара.

11)Есть ли дополнительные справочники по допродажам, аналогам, заменам, с полным описанием товара и возможностью распечатки его для покупателя?
Правильный ответ: ДА. Очень важные справочники помогают поднять средний чек, минимизировать отказы, переориентировать покупателя на товар с большей наценкой . Распечатка описания обязательна. Если Вы продаете делимый товар,то обязаны дать человеку инструкцию (хоть это и не всегда делается, но показать проверяющим, чтобы отстали- не помешает). Разработчиками предоставляются, как правило, 2 варианта: либо аптека ведет эти справочники сама, причем при установке ставится «скелет», который содержит 70 % связей всего ассортимента (пустой справочник не берите- все равно не будете им заниматься) либо Вы подключаетесь к центральному справочнику и ежемесячно его оплачиваете.

12)Ведутся ли различные журналы в электроном виде (ЛФЖ, ИБЖ, Сроки, минимальный ассортимент , дефектурный , и др)
Правильный ответ: ДА.

13)Существуют ли выгрузки в 1С -бухгалтерию, в справочные и надзорные службы?
Правильный ответ: ДА (или возможна доработка, если такой выгрузки нет).

14) Слушать ли тех, кто плохо говорит о конкурентах, распускает слух и прочее?
Правильный ответ: НЕТ. Как правило никто не знает, что на самом деле творится у конкурента в отделе разработки, тех. поддержке и пр. Поэтому слова, что у конкурентов программа «сырая», медленная ,старая, плохая и т. д. не воспринимайте как правду. Более- менее правдиво разработчики могут рассказать про свою программу, но и здесь все достоинства нужно поделить примерно на 2.

В заключение, хочется сказать, что на 100% никто не идеален, но если на большинство вопросов, представленных выше, Вы получили от той или иной компании, разрабатывающей программное обеспечение для аптек Правильные ответы- поздравляем- Вы нашли того, с кем Ваше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным!

Данная информация взята с одного их фармацевтических форумов. Мы, со своей стороны, не могли «пройти мимо», т.к. абсолютно согласны с автором и хотели бы донести данную информацию до наших потенциальных клиентов. Некоторые моменты для лучшего понимания дополнили примерами.